Agiles Projektmanagement mit Trello und Asana

Agile Erkärfilm Produktion

Agiles Projektmanagement mit Trello und Asana

Ihre ersten Schritte mit Scrum und Kanban

Agiles Projektmanagement ist gefragter denn je. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement lassen sich Projekte schneller und flexibler umsetzen.

Mögliche Stolpersteine während des Projekts lassen sich unkomplizierter handhaben. Langwieriges, kostenintensives Um- und Neuplanen wird durch die agile Arbeitsweise vermieden.

Aber „agil“ heißt nicht „ungenau & locker“. Festgelegte Regeln für agiles Arbeiten sorgen für optimale und durchdachte Projektabläufe.

Trello und Asana kennenlernen

Scrum und Kanban sind agile Arbeitsmethoden. Kanban – genauer gesagt das Kanban-Board – ist auch Bestandteil von Scrum und wird dort im Rahmen weiterer Scrum-Arbeitsroutinen verwendet.

Machen Sie den ersten agilen Schritt und erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie agil mit einem Kanban-Board arbeiten.

Dabei lernen Sie die zwei bekannten Projektmanagement-Tools Trello und Asana kennen.

agiles erklärvideo coaching

Das Board und seine Listen/Phasen

Um zu erklären, wie man mit einem Kanban-Board arbeitet, schauen wir uns zunächst Trello an.

Ein Board besteht aus Listen, die die Phasen des Fortschritts darstellen. Im agilen Projektmanagement sind das die folgenden Phasen:

  • To-Do
    Alle Aufgaben die erledigt werden müssen, aber noch nicht begonnen wurden.
    Speziell in „Scrum“ kennt man diese Phase auch unter dem Namen „Backlog“.
  • In Arbeit
    Sobald mit einer Aufgabe begonnen wird, wird sie auf „In Arbeit“ gezogen.
    Oft wird diese Phase auch genannt: „In Progress“.
  • Bitte Feedback
    Diese Aufgaben, die bereits erledigt wurden, aber noch nicht vom Auftraggeber freigegeben wurden.
    Diese Phase kennt man auch unter dem Namen: „To verify“.
  • Erledigt/Freigegeben
    Erledigte Aufgaben, die zudem auch freigegeben wurden, liegen in dieser Liste.
    Man kennt diese Phase auch unter dem Name: „Done“.

Board für agiles Erklärvideo

Um in den Genuss der Vorteile agiler Arbeitsweise zu kommen, ist es wichtig sich an die festgelegten Arbeitsschritte zu halten:

Es wird nur freigegeben, was wirklich zu 100% in Ordnung ist, ansonsten geht es wieder „In Arbeit“. Kein „Das ist ok, ABER nur noch…“

Karten/Aufgaben verteilen

Innerhalb der Projektphasen (also auf den Listen) werden Aufgabenkarten hin- und hergeschoben.

Im agilen Projektmanagement von VIDEO & KOMMUNIKATION SabineSarfert.de sind für den Kunden vor allem die Phasen „Bitte Feedback“ und „Erledigt/Freigegeben“ interessant.

Kommentar mit Feedback zu Erklärvideo
Die Aufgaben-Karte

Beispielprojekt: Das agile Erklärvideo

Stellen Sie sich vor, Sie produzieren mit VIDEO & KOMMUNIKATION SabineSarfert.de einen Erklärfilm.

Nachdem der Texter den Sprechertext erstellt hat, liegt die Aufgabenkarte namens „Sprechertext“ in der Liste „Bitte Feedback“. Jetzt sind Sie an der Reihe.

Klicken Sie einfach auf den Titel der Aufgabenkarte (NICHT auf das Stift-Symbol, das bei Mausbewegung am Titel rechts erscheint).
Es öffnet sich die Karte und Sie können Ihr Feedback als Kommentar posten. Sie können Ihr Feedback auch in ein Word-Dokument schreiben und als Anhang (rechte Spalte unter „Hinzufügen > Anhang“) hinzufügen.

Nachdem Sie Ihr Feedback eingetragen haben, schieben Sie die Karte zurück auf „In Arbeit“, der Texter wird Ihre Wünsche nun einarbeiten.

Oder ist alles ok, mit dem Sprechertext? Super! Dann schieben Sie die Karte nach rechts in die Liste „Erledigt/Freigegeben“. Der Texter und Konzepter wird sich nun an die nächste Aufgabe der To-Do-Liste machen und das Storyboard erstellen.

Natürlich können in einer Liste mehrere Aufgabenkarten liegen. Denn Aufgaben werden ja nicht nur nach einander erledigt, sondern oft wird auch parallel an mehreren Aufgaben gearbeitet

Weitere Funktionen

Jetzt kennen Sie bereits ein Grundwerkzeug agilen Arbeitens – Das Kanban-Board.

Speziell das Projektmanagement-Tool Trello bietet aber natürlich noch viel mehr Funktionen.

Klicken Sie dazu, wie eben auf den Name der Karte, ODER rechts daneben auf das Stift-Symbol.

  • Labels
    Markieren Sie Ihre Karten farbig um einen besseren Überblick zu waren.
  • Checkliste
    Erstellen Sie innerhalb der Karte eine Checkliste mit einzelnen Punkten zum Abhaken. Dazu gibt es eine praktische prozentuale Fortschrittsanzeige.
  • Frist
    Für zeitgebundene Aufgaben vergeben Sie eine Fristangabe.
  • Beobachten
    Optimal, wenn Sie an mehreren Boards und Projekten teilnehmen. Auf diesem Wege bekommen Sie eine Benachrichtung zur beobachteten Aufgabe.

Das Board in Asana

Asana ist noch etwas umfangreicher als Trello, aber auch hier begegnet Ihnen wieder das Organisationsprinzip des Kanban-Board.

Asana arbeitet standardmäßig mit einer Listenansicht. Die Board-Ansicht können Sie nur anfangs beim Erstellen eines neuen Projektes wählen. Klicken Sie dazu links unter „Projekte“ auf „+ > Layout > Board„.

Beide Tools, Trello und Asana, sind in Ihren Basisfunktionen übrigens kostenlos.

agiles Board in Asana

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